”ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA EMPRESA”

            ¿Qué es la organización empresarial?

El concepto de organización empresarial supone el correcto orden de los recursos y funciones precisas para satisfacer los objetivos de cualquier negocio. La organización de la empresa supone que se establezca una estructura para la adecuada sistematización de los recursos existentes, a través de jerarquías, correlación, disposición y agrupación de tareas con el propósito de realizar las distintas funciones de la organización de la manera más sencilla posible. Para conocer mejor en qué consiste la organización de una empresa hay que prestarle atención a los objetivos. El principal fin es hacer que todo resulte más fácil y cómodo para los que desempeñan sus labores en la compañía, pero también para los clientes. Una correcta coordinación y la optimización de los recursos contribuirán a todo ello.

La organización empresarial tiene una gran importancia para asegurar el buen funcionamiento de cualquier negocio. Entre otras cosas por los siguientes motivos:

• Una correcta organización permite conseguir los objetivos empresariales planteadas con más facilidad.
• Contribuye a utilizar mejor los medios que hay disposición de la compañía.
• Facilita la comprensión y comunicación entre los distintos componentes de una organización.
• Aporta las medidas para que se puedan realizar las actividades de la empresa de una manera eficiente, con un esfuerzo mínimo.
• Rebaja o incluso en algunos casos llega a acabar con la duplicidad de esfuerzos al delimitar las tareas.
• Consigue acabar con la ineficiencia de las actividades, aumentando la productividad y disminuyendo los costes.

La organización de un negocio se basa sobre todo en cuatro fases. Gracias a ellas seremos capaces de entender con más claridad el concepto de organización empresarial:

1. Conocer el objetivo de la compañía.
2. División del trabajo en actividades o tareas.
3. Reunir las actividades en áreas más concretas.
4. Para cada actividad establecer una obligación y un responsable de área.

Características de la organización empresarial

Establecer una adecuada organización de una empresa llevará a cualquier entidad a cosechar unos resultados más satisfactorios. A la hora de organizar el negocio hay que reparar una serie de principios comunes a todas las entidades:

• Metas: todas las tareas y actividades que se desarrollen en la empresa deben estar vinculadas a los propósitos que se fije la compañía. La creación de un puesto concreto o de un nuevo departamento únicamente será justificable si sirve para la consecución de las metas.
• Especialización: la labor de un trabajador debe limitarse hasta donde sea posible, a la realización de una tarea concreta. Conseguirá un mejor resultado y eficiencia en la actividad cuando más específica sea la tarea y menos campo de acción asuma.
• Unidad de mando: debe definirse la figura de un solo jefe, que tendrá a su cargo a un grupo de subordinados, que únicamente deben seguir las indicaciones del responsable del área.
• Jerarquía: deben fijarse centros de autoridad, que deben ser lo más comunicativos posibles con el resto de empleados para conseguir los objetivos. La responsabilidad y la autoridad debe fluir desde el mando más alto hasta el trabajador con el escalafón más bajo.
• Coordinación: las unidades de una organización deberán mantenerse siempre en equilibrio.
• Difusión: la obligación de los cargos con responsabilidad debe ponerse por escrito a disposición de los distintos componentes de la compañía que guarden relación con esa figura.
• Flexibilidad: más sencillo será cumplir con las metas cuanto más flexibilidad se le dote a la estructura de la organización. Cada estructura debe contar con unas técnicas precisas que ayuden a adelantarse y a reaccionar ante posibles modificaciones.

La organización de una empresa no surge de la nada. Antes de crear una empresa, los directivos deben tener clara la manera en que ésta se organizará con vistas a las actividades propias de la actividad comercial y al cumplimiento de las distintas metas. Para ello, es necesario realizar un organigrama que describa cuál es la estructura general y todo el mundo la conozca.

Planificación empresarial

Plan para desarrollar en una empresa

• Análisis previo de la situación de la empresa y de su entorno.
• Desarrollo del plan.
• Implementación del plan.
• Seguimiento y control del plan.

Gestión empresarial. Coyuntura

La coyuntura entre los análisis interno y externo nos definirá la situación actual de la empresa en su entorno. La finalidad de esta parte analítica de la planificación es: Detectar las fortalezas y debilidades de la empresa para potenciar las primeras y eliminar las segundas; y detectar las oportunidades y amenazas que genera el entorno sobre la empresa para aprovechar las primeras y defendernos de las segundas.

Análisis de la situación

Se cuenta con los excelentes puntos fuertes (un buen posicionamiento, prestigio, calidad, un buen enfoque hacia el cliente, buena situación financiera...) y tenemos debilidades no significativas (notoriedad). En cuanto a las amenazas, las consideramos no significativas porque no afectan directamente al logro de la oportunidad y/o porque los puntos débiles son más preocupantes. El diagnóstico de la situación es éxito: la empresa sí tiene posibilidades de aprovechar la oportunidad y ni las debilidades ni las amenazas son significativas. Tenemos el producto adecuado, tenemos los recursos suficientes para afrontar la inversión, y no es en absoluto importante que no existan empresas para asociarse a la empresa. En cuanto a la debilidad, la implementación de una buena campaña de comunicación enfocada a aumentar el número de individuos que nos conocen será suficiente.

Planes de empresa. Clasificación

Los planes de empresa sean de la naturaleza que sean (planes de marketing, financieros, de ventas, de formación, etc.) suelen abarcar un período de tiempo determinado. Así, clasificamos los diferentes planes según su naturaleza y marco temporal. Observemos una serie de conceptos que nos ayudarán a entender mejor la estructura:

• Un proyecto es cualquier intervención planificada, destinada a lograr un objetivo, con presupuesto determinado y que debe llevarse a cabo en un plazo concreto.
• Un proceso es una actividad de duración indefinida, puede generar procesos.
• Un programa es un proyecto muy complejo que engloba otros más simples. Estos "subproyectos" son los componentes o planes del programa.
Plan de empresa. Componentes

Los diversos componentes que pueden incluirse en un plan son: los propósitos, los objetivos, las estrategias, las políticas, los procedimientos, las reglas, los programas y los presupuestos.

• Propósitos: metas fundamentales que persigue la empresa.
• Objetivos: Son el fin hacia el que debe encaminarse la empresa en su totalidad. Pueden ser cuantitativos o cualitativos; pero aunque sean cualitativos deberemos cuantificarlos con la finalidad de poder verificar su consecución.

Objetivo cuantitativo: aumentar los beneficios de la empresa un 15%.

Objetivo cualitativo: conseguir un nivel de notoriedad razonable. En este caso, se deberá "cuantificar lo que es razonable": el nivel de notoriedad mínimo deberá ser del 35%.

• Políticas: son los principios generales que permitirán a la empresa planificar las acciones concretas a llevar a cabo para alcanzar los objetivos propuestos.
• Estrategia: afecta a la política de precios de la empresa. Entre otras muchas acciones, podría aumentar los precios de sus servicios y, vendiendo el mismo número de servicios, obtendría más margen o beneficio por cada uno de ellos.
• Procedimientos: son la forma concreta que es preciso aplicar para llevar a cabo una acción determinada. Son los pasos a seguir para ejecutar una acción.
• Reglas: son las normas que ordenan la ejecución o no de una determinada actividad y tienen carácter imperativo.
• Programas: es un plan que incluye un conjunto de propósitos, objetivos, procedimientos, políticas y reglas, necesario para determinar el proceso a seguir en la ejecución de una línea de acción concreta.
• Presupuestos: es un plan cuantificado y expresión numérica de las actividades contenidas en los planes y programas.

Conocer los diferentes componentes de un plan es de vital importancia para la comprensión del mismo. Así, podremos interpretar a la perfección a qué se refiere cada sección de un plan. Los planes según su dimensión temporal pueden ser: a largo plazo, a medio plazo o a corto plazo.

• Largo plazo: plazo superior a cinco años. Suelen ser planes a largo plazo los relativos a la expansión futura de la empresa, a las inversiones sobre su estructura. Señalan hacia el propósito final de la empresa.
• Medio plazo: plazo superior a un año e inferior a cinco años. Deben contar con un grado de concreción superior a los planes a largo plazo.
• Corto plazo: plazo inferior o igual a un año. Suelen ser los relativos al ejercicio en curso.